Manajemen Perkantoran

Abstract

Tujuan bagi organisasi merupakan pedoman arah untuk bergerak dalam menghadapi lingkungan sehingga dapat menguasai, adaptasi bahkan sampai mati. Upaya pencapaian tujuan harus terarah agar dapat menjamin efisiensi. Langkah awal dalam mencapai tujuan berupa perumusan pekerjaan yang meliputi dua aspek utama, yaitu (1) aktivitas operatif, pekerjaan pokok, pekerjaan substantive dan; (2) pekerjaan pelayanan, perkantoran, tatausaha. Pekerjaan kantor memiliki volume yang tidak konstan tetapi selalu berubah sesuai dengan kesibukan aktivitas operatif. Pendek kata bahwa pekerjaan kantor seantiasa berfluktuasi dan mencapai beban puncak. Oleh karena itu agar pelayanan yang. diberikan oleh pekerjaan kantor dapat berlangsung secara lancar, tepat waktu dan efisien maka perlu di "manage", diatur dan dikelola secara cermat. Ada beberapa alat yang dapat dipergunakan untuk mengatur dan mengantisipasi beban puncak pada pekerjaan kantor, yaitu: (1) menggunakan tenaga kerja honorer; (2) pekerjaan lembur; (3) membentuk mobile units; (4) meminta bantuan biro jasa perkantoran; (5) penggunaan pensiklusan; (6) memelihara backlog; dan (7) menekankan sentralisasi. Semua alat ini memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing dan menuntut persyaratan tertentu dalam pernakaian. Oleh karena itu pemakaian alat atau cara senantiasa harus diselaraskan dengan situasi, kondisi, dan konteks organisasi yang menghadapi masalah beban puncak pekerjaan kantor. Kesalahan dalam mendeteksi kondisi organisasi akan menghalangi eflslensi organisasi mencapai tujuan.